順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化更正公告

一、項(xiàng)目基本情況

原公告的采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)：fjkz-[2024]第16號(hào)

原公告的采購(gòu)項(xiàng)目名稱：順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化

首次公告日期：2024年03月20日

二、更正信息

更正事項(xiàng)：采購(gòu)文件

更正內(nèi)容：

順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化

更正公告

一、項(xiàng)目基本情況

原公告的采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)：fjkz-【2024】第16號(hào)

原公告的采購(gòu)項(xiàng)目名稱：順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化

首次公告日期：2024年03月20日

二、更正信息：

更正事項(xiàng)：競(jìng)爭(zhēng)性談判文件中.獲取招標(biāo)文件截止時(shí)間、首次響應(yīng)文件遞交截止時(shí)間、談判時(shí)間、供應(yīng)商的資格要求、采購(gòu)內(nèi)容及要求

更正內(nèi)容：

順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化

補(bǔ)充通知（三）

招標(biāo)編號(hào)：fjkz-【2024】第16號(hào)

各投標(biāo)人：

現(xiàn)對(duì)本項(xiàng)目招標(biāo)文件“順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心檔案數(shù)字化”做以下補(bǔ)充修正：

一、原招標(biāo)文件中獲取招標(biāo)文件截止時(shí)間：2024年03月20日至 2024年03月25日，每天上午8:00:00至12:00:00，下午14:30:00至17:30:00（北京時(shí)間，法定節(jié)假日除外)。

現(xiàn)修改為：獲取招標(biāo)文件截止時(shí)間：2024年03月20日至 2024年04月01日，每天上午8:00:00至12:00:00，下午14:30:00至17:30:00（北京時(shí)間，法定節(jié)假日除外)。

二、原招標(biāo)文件中首次響應(yīng)文件遞交截止時(shí)間，談判時(shí)間：2024年3月27日上午09：30。

現(xiàn)修改為：2024年04月03日上午09：30。

三、原招標(biāo)文件中：第一章 采購(gòu)公告/采購(gòu)邀請(qǐng)書；第二章 競(jìng)爭(zhēng)性談判須知

供應(yīng)商的資格要求

5.2特定條件：

采購(gòu)包1：

現(xiàn)統(tǒng)一修改為：

5.2特定條件：

采購(gòu)包1：

四、原招標(biāo)文件中：

第三章 采購(gòu)內(nèi)容及要求

一、（根據(jù)本項(xiàng)目實(shí)際情況，填寫“采購(gòu)標(biāo)的”或“項(xiàng)目概況”）

1、可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)文書檔案的保管和利用。檔案數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理，在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需要的檔案信息。

2、可加強(qiáng)檔案管理、提高工作效率，增加經(jīng)濟(jì)效益。系統(tǒng)建成后，可改變傳統(tǒng)的人工調(diào)檔查閱方式，方便、快捷地在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中取得所需數(shù)字化信息；查檔等工作應(yīng)用部門可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，使管理工作規(guī)范化、高效化。

3、可確保檔案的安全。檔案數(shù)字化后，可有效防止因水、火及人為擅自改動(dòng)檔案內(nèi)容和檔案損毀等帶來(lái)的損失。數(shù)字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下避免遭到毀滅性的破壞。還可以恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)，因此實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護(hù)的一種必要手段。

二、技術(shù)和服務(wù)要求

（一）、操作規(guī)范

1、文書檔案整理：嚴(yán)格按照福建省檔案局移交進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理；

2、文書檔案錄入：將整理好的文書檔案按件為單位對(duì)每件文件的主要信息在科易檔案軟件管理系統(tǒng)里進(jìn)行錄入。

3、文書檔案掃描：將實(shí)物檔案的每一張資料按照整理好的歸檔順序通過(guò)掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化掃描成像。

4、文書檔案數(shù)字化掃描圖像與條目掛接：將檔案數(shù)字化成像與對(duì)應(yīng)的條目通過(guò)科易檔案管理軟件平臺(tái)進(jìn)行掛接。

（二）、文書檔案簡(jiǎn)化立卷技術(shù)規(guī)范：

1、區(qū)分歸檔與不歸檔文件

根據(jù)本單位的歸檔范圍進(jìn)行區(qū)分。各單位應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔與不歸檔范圍》編制本單位的歸檔范圍，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)區(qū)檔案局備案。

2、判定文件所屬時(shí)間

區(qū)分不同年度，相同年度的才能一同歸檔，不同年度的不能放在一起歸檔。判定文件所屬時(shí)間方法：

（1）以簽發(fā)、結(jié)案、轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)間為準(zhǔn) ;

（2）以正本時(shí)間為準(zhǔn) ;

（3）以閉幕年度、辦結(jié)年度、批復(fù)年度為準(zhǔn) ;

（4）跨年度的，如計(jì)劃、總結(jié)、法規(guī)等歸在文件制發(fā)年度、即發(fā)文年度 ;

3、明確 “件”的概念，區(qū)分每 “件”文件

文書檔案簡(jiǎn)化立卷與傳統(tǒng)立卷最大的區(qū)別在于，前者以 “件”為單位進(jìn)行整理歸檔，后者則以 “卷”為單位進(jìn)行整理歸檔，因此，整理檔案前，首先要明確件”的概念。

（1）一般每份文件為一件 ;

（2）正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件 ;

（3）報(bào)表、圖冊(cè)、名冊(cè)一冊(cè)為一件 ;

（4）底稿為打印件，未改動(dòng)并與正本一樣的，不可歸檔，但會(huì)簽稿單要?dú)w檔 ;

（5）來(lái)文與復(fù)文各為一件，重要文件與歷次修改稿各為一件。

4、裝訂

以件為單位進(jìn)行裝訂

（1）件內(nèi)文件排列：幾份文件為一件時(shí)，應(yīng)排好順序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原在前復(fù)件在后; 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后; 中文本在前，其他語(yǔ)種文本在后。

（2）裝訂位置：左側(cè)或左上角裝訂，左側(cè)裝訂則左側(cè)下側(cè)對(duì)齊；左上角裝訂則左側(cè)和上側(cè)對(duì)齊，以防訂漏頁(yè)。

（3）裝訂用線裝，文件薄的采用縫紉機(jī)車，厚的采用三孔一線訂，縫紉機(jī)車的要二頭打結(jié)以防跑線。如果本已成冊(cè)的，若非金屬物裝訂的，可不再拆裝。

5、確定文件保管期限

各單位應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》，編制本單位檔案保管期限表，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)區(qū)檔案局備案。按保管價(jià)值的不同，文件分成三個(gè)保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。

6、分類

選定分類方法，進(jìn)行分類

新規(guī)則提供3種供選擇，各單位確定后，每年桉此分類、一般不再變動(dòng)。

問(wèn)題—期限→適用于文件不太少的單位 ，一般單位可選用此方法。

年度 機(jī)構(gòu)—期限→適用于部門健全、職責(zé)明確的單位

期限 ————適用于文件很少的單位。

7、排列

（1）以每 “件”文件為一單位，先按保管期限: 永久、長(zhǎng)期、短期，分別排列成三個(gè)系列 ，再在同一保管期限內(nèi)按類別排，如：永久系列文件中再按綜合、黨群、財(cái)務(wù)……排列。

在同一保管期限同一類別內(nèi)按以下要求排，如永久綜合類中再按

①同屬一件事的排一起;

②不同事的按時(shí)間排;

③按重要程度排;

④批復(fù)在前請(qǐng)示在后;

⑤會(huì)議文件應(yīng)集中一起;

⑥統(tǒng)計(jì)報(bào)表，簡(jiǎn)報(bào)集中一起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同類別的最好不同裝一盒。

（3）當(dāng)年漏歸檔的文件，補(bǔ)歸在文件簽發(fā)年同一保管期限文件的最后，不再考慮類別等，但要在備考表中注明。

8、編號(hào)（蓋、填歸檔章）

每份歸檔文件在所有檔案中的位置，通過(guò)歸檔章來(lái)識(shí)別，歸檔章是每份文件的身份證。

（1）歸檔章蓋在文件上端空白處，左中右皆可，但不要壓住其他字跡。

（2）歸檔章的填寫

①全宗號(hào)：由區(qū)檔案館派給

②年度：要用4位阿位伯?dāng)?shù)字填寫

③機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：即類別

④保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期

⑤室編件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，一件文件一個(gè)號(hào)，非一份一號(hào)

件號(hào)編號(hào)方法：同一年度永久、長(zhǎng)期、短期的文件各編一個(gè)大流水號(hào)，形成3列大流水號(hào)。如永久01-90，長(zhǎng)期01-100，短期01-60

⑥頁(yè)數(shù)，指每件文件的總頁(yè)數(shù)，有內(nèi)容的才計(jì)，無(wú)內(nèi)容的不計(jì)，文件處理單也要計(jì)。

9、編目（制作歸檔文件目錄）

（1）件號(hào)：與傳統(tǒng)立卷的目錄不同之處在于，順序號(hào)改成了件號(hào)。件號(hào)用阿位伯?dāng)?shù)字填寫。

（2）責(zé)任者：(全角錄入)

文件的制發(fā)機(jī)關(guān)或文件的作者。用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。

①規(guī)范簡(jiǎn)稱：不能省略廈門市，如廈門市海滄區(qū)經(jīng)貿(mào)局，以便跨地區(qū)資源共享時(shí)識(shí)別。

②文件無(wú)責(zé)任者要考證，并加”[ ]”，見(jiàn)歸檔文件目錄，件號(hào)3。

③聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者照實(shí)錄，太多則省略并加[等]，注意要加“[ ]”，責(zé)任者中立檔單位不能省略，各責(zé)任者之間用“;"。

④領(lǐng)導(dǎo)講話等責(zé)任者若只有姓名，要注明職務(wù)并外加"( )"，如張昌平(廈門市長(zhǎng))

（3）文號(hào)：全錄，不能省略，機(jī)構(gòu)代字、年度、文號(hào)缺—不可，

（4）題名：(全角錄入)

①錄入原文標(biāo)題，不管多長(zhǎng)

②有副題名時(shí)，正題名能反映文件內(nèi)容則不錄入，若不能反映內(nèi)容，則要錄入

③無(wú)題名或含義不清時(shí)，應(yīng)重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“[ ]”如“通知”[關(guān)于加強(qiáng)教育工作]的通知，如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)政發(fā)[2003]03號(hào)文的通知，應(yīng)為關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)政發(fā)[2003]03號(hào)文[加強(qiáng)檔案工作]的通知

④本委，本部等要改為具體名稱，處加“[ ]”

⑤正文與附件一件時(shí)，附件為條文時(shí)，要錄入題名，外加“（ ）”，見(jiàn)歸檔文件目錄，件號(hào)4。

⑥統(tǒng)計(jì)報(bào)表：若為統(tǒng)一名稱的要具體化，如福建省黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)改為廈門市海滄區(qū)黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表，見(jiàn)歸檔文件目錄，件號(hào)6。

⑦有批文的審批表與批文合為一件，不寫入題名，若為單獨(dú)的審批表，題名要寫明內(nèi)容，如：（張三）先進(jìn)個(gè)人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介紹信，若干人為一件時(shí)，要注明什么人什么內(nèi)容的介紹信，如張三、李四黨員介紹信。若一本介紹信為一件，要注明內(nèi)容，起止號(hào)數(shù)，處加“（ ）”如（組織）介紹信（53-67號(hào)）

⑨會(huì)議記錄：無(wú)標(biāo)題，一會(huì)一件的直抄標(biāo)題。

若一本應(yīng)注明會(huì)議內(nèi)容，起止日期，如黨務(wù)會(huì)議記錄（20040312-20040612）

⑩簡(jiǎn)報(bào)信息：一期為一件或若干期為一件，如果若干期為一件應(yīng)注明起止期數(shù)，如海滄信息（2004年第1—12期）

花名冊(cè)一冊(cè)一件：注明是什么花名冊(cè)和年度，如廈門市海滄區(qū)工會(huì)會(huì)員花名冊(cè)（2004年）

（5）日期：指文件制發(fā)日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如2004 0309。若年、月、日不詳?shù)姆謩e以“0000“和“00”補(bǔ)足8位，如00001231，20040000。

（6）頁(yè)數(shù)：每件文件的總頁(yè)數(shù)

（7）備注：用于說(shuō)明特殊情況，如有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示。

（8）目錄要用a4幅，桉年度、保管期限分成3本，加封面裝訂成冊(cè)，一式三份。

10、裝盒、填寫檔案盒面

（1）按室編件號(hào)放入盒內(nèi)，不同年度的不能裝入同一盒。不同保管期限的不能裝入同一盒。根據(jù)文件多少選擇檔案盒厚度。目錄不放盒內(nèi)。

（2）為了使裝訂處朝下放，文件不彎曲，保護(hù)文件，統(tǒng)一采用橫放，按橫放填寫盒面。

（3）備考表，樣式同傳統(tǒng)立卷整理的備考表，放在每盒最后，用于填寫每盒需說(shuō)明。

（三）、歸檔文件整理說(shuō)明的編寫

一、放置位置：放在目錄（永、長(zhǎng)、短）三本的封面后第一頁(yè)，與目錄一同裝訂成冊(cè)。

二、歸檔文件整理說(shuō)明一般每年一寫，單位機(jī)構(gòu)、職能、檔案分類方案較穩(wěn)定的可幾年一寫，在全宗介紹中說(shuō)明。

三、歸檔文件說(shuō)明應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、立檔單位的基本情況：

名稱、成立時(shí)間、隸屬關(guān)系，

內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

主要工作活動(dòng)和指標(biāo)完成情況

重大事件，重大新聞，重大活動(dòng)情況

歸檔文件情況

總件數(shù)，各類別，各保管期限的卷數(shù)

重大活動(dòng)形成的文件材料歸檔情況

專門文件和非紙質(zhì)文件材料歸檔情況

未辦理完畢的重要文件情況

歸檔文件整理情況

（1）文件的來(lái)源，內(nèi)容，形式，數(shù)量，可靠和完整情況

（2）整理的方案，排列，編號(hào)方法

（3）重要?dú)w檔文件的狀況

(四)、數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范：

1、掃描方式

根據(jù)檔案幅面的大小，掃描儀分為a4掃描儀、a3掃描儀和a0掃描儀；

根據(jù)掃描儀的掃描方式可分為高速掃描儀、平板掃描儀和大幅面掃描儀（a0）。

a3和a4掃描儀都帶有高速和平板兩種掃描功能。如下圖所示：

此次檔案數(shù)字化加工掃描方式分為a4掃描、a3掃描和a0掃描三種方式，應(yīng)根據(jù)紙張情況選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。

（1）小于a4及a4幅面的按a4規(guī)格進(jìn)行掃描，大于a4小于a3及a3幅面的按a3規(guī)格進(jìn)行掃描，大于a3幅面以及工程圖紙按a0規(guī)格進(jìn)行掃描，不能進(jìn)行圖像拼接。

（2）紙張狀況好的檔案應(yīng)采用高速掃描方式（滾筒方式）以提高工作效率。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟和超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。

2、掃描色彩模式

數(shù)字化加工過(guò)程中，掃描模式采用彩色模式掃描。

3、掃描分辨率

掃描分辨率指的是多功能一體機(jī)在實(shí)現(xiàn)掃描功能時(shí)，通過(guò)掃描元件將掃描對(duì)象每英寸可以被表示成的點(diǎn)數(shù)，用dpi來(lái)表示。掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。一般情況下分辨率應(yīng)選擇300dpi；特殊情況下，如手寫稿、復(fù)印件及文字偏小、密集、清晰度較差等，掃描分辨率應(yīng)選擇400dpi以上。

4、掃描規(guī)范

（1）操作人員熟練掌握掃描儀的使用方法；

（2）在掃描前保證所有鐵釘全部剔除干凈；

（3）檔案掃描過(guò)程中，保持影像頁(yè)面與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)，如發(fā)現(xiàn)影像頁(yè)內(nèi)容缺失，應(yīng)立即補(bǔ)掃，以保證掃描檔案內(nèi)容的完整性；

（4）原始檔案頁(yè)面內(nèi)容出現(xiàn)模糊、褪色、清晰度低的情況，可調(diào)節(jié)掃描儀亮度、對(duì)比度來(lái)加強(qiáng)清晰度，如仍不足以使數(shù)字檔案清晰，則在后期圖像處理時(shí)使用圖像處理軟件對(duì)數(shù)字檔案的亮度、對(duì)比度進(jìn)行調(diào)整，以達(dá)到最佳效果；

（5）平板掃描過(guò)程中如遇到紙張較薄的情況,掃描時(shí)可用打印白紙墊在其后，防止掃描出現(xiàn)透光和陰影現(xiàn)象,影響掃描效果；

（6）熱敏紙張需要將原件的復(fù)印件進(jìn)行掃描，并保留原始材料；

（7）若原始檔案中含有備考表，備考表不掃描，仍然放在原來(lái)的檔案盒中。在掃描過(guò)程中，保證檔案盒、檔案材料始終在一起，不得分離。

5、掃描文件格式

掃描圖像存儲(chǔ)格式，應(yīng)遵循國(guó)家檔案局《電子文件管理細(xì)則 第二部分：電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 pdf/a格式

遵循iso/dis 19005《文件管理 電子文件長(zhǎng)期保存格式 第1部分 pdf1.4的使用(pdf/a-1)》，支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換等。

可使用pdf-t工具使word文件轉(zhuǎn)化為pdf文件。

（2）圖像文件 tiff格式

支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)等。

（3）圖像文件 jpeg-2000格式、jpeg格式

遵循iso 15444-1:2004《信息技術(shù) jpeg 2000圖像編碼系統(tǒng) 核心編碼系統(tǒng)》，格式透明、支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等。

6、掃描存儲(chǔ)路徑

檔案數(shù)字化掃描圖像存儲(chǔ)具體要求如下：

（1）用于保存的掃描圖像，均采取單頁(yè)tiff格式。

（2）用于網(wǎng)絡(luò)瀏覽與查詢的圖像則采用多頁(yè)tif、jpg或pdf格式。

（3）用戶瀏覽查詢的每一個(gè)多頁(yè)tif或pdf文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一標(biāo)識(shí)符。

（4）如采用jpg格式，多頁(yè)文件可采用該文件檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

（5）瀏覽查詢圖像內(nèi)容每卷存放于一個(gè)文件夾內(nèi)，該文件夾應(yīng)包含該卷中的所有卷內(nèi)文件，每份文件形成單獨(dú)的多頁(yè)tiff或pdf文件。

7、圖像處理

檔案掃描完成后，檔案數(shù)字化單位需要對(duì)不規(guī)范的圖像進(jìn)行去污、糾偏和裁剪等操作，以達(dá)到掃描影像整潔、清晰、美觀的效果，利于查閱。

（1）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；

發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；

（2）糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

（3）去污

對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

（4）裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

8、質(zhì)量檢查

質(zhì)量檢查是檔案數(shù)字化工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，以保障檔案影像文件和錄入信息的準(zhǔn)確性以及與原始檔案的一致性。檔案數(shù)字化單位應(yīng)按照100%的比例進(jìn)行檢查。

（1）檔案整理檢查

檢查紙質(zhì)檔案的檔號(hào)、頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)是否連貫、完整，若有異樣，立即返回工作。

（2）檔案錄入信息檢查

對(duì)照紙質(zhì)檔案檢查檔號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件題名、頁(yè)數(shù)、卷內(nèi)文件起止頁(yè)碼和卷內(nèi)文件順序等信息的錄入是否正確，若有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)修改以保證信息的準(zhǔn)確性；

（3）影像文件檢查

檢查影像文件是否可正常調(diào)閱，若不合格，則通知責(zé)任人對(duì)此影像頁(yè)進(jìn)行返工重新處理，并在處理完畢后及時(shí)替換存在質(zhì)量問(wèn)題的原有影像；

檢查影像文件是否存在污點(diǎn)、黑邊、頁(yè)面顛倒、圖像偏斜等情況，若不合格，使用圖像處理軟件對(duì)漏處理的影像進(jìn)行再次處理；

對(duì)照紙質(zhì)檔案檢查影像文件是否完整或排列順序是否配，若影像文件不完整或順序錯(cuò)亂，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃和調(diào)整。

9、圖像掛接

掃描圖像文件數(shù)字化加工過(guò)程中形成的圖像成品，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)合格通過(guò)后，檔案數(shù)字化單位工作人員應(yīng)及時(shí)加載到成果數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。按照文件級(jí)檔號(hào)等關(guān)聯(lián)的形式，通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)聯(lián)具體圖像內(nèi)容的批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)要求的具體要求：以地籍檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一個(gè)tiff文件或相應(yīng)pdf文件。將文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一個(gè)pdf，文件的名稱與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，pdf文件的頁(yè)數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，pdf文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與掃描圖像文件的批量掛接提供條件。

10、檔案裝訂

檔案數(shù)字化加工完成后，工作人員需對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂。

1、將打印出的目錄與相應(yīng)的案卷放置一起，卷內(nèi)文件目錄放置于掃描件的首頁(yè)，備考表放置于掃描件的末頁(yè)；

2、檢查原始檔案卷內(nèi)文件頁(yè)面的寬度與高度，以右下方對(duì)齊為原則，左邊不足時(shí)應(yīng)進(jìn)行裱補(bǔ)，多余處進(jìn)行折疊。裝訂邊過(guò)窄、有文字內(nèi)容的檔案頁(yè)面，取用5cm寬，長(zhǎng)度與檔案長(zhǎng)度相等的紙條，進(jìn)行裱補(bǔ)加邊處理；頁(yè)面高度超出尺寸的，可折疊底邊，寬度超出尺寸的，可折疊裝訂邊的對(duì)邊，來(lái)適應(yīng)整本檔案的尺寸，折邊時(shí)應(yīng)遵循使用原始檔案折痕，折疊次數(shù)越少越好的原則；

3、裝訂物必須使用長(zhǎng)度為160mm的檔案專用裝訂線，不得使用金屬裝訂物；

4、裝訂應(yīng)以不破壞檔案原貌為準(zhǔn)則，對(duì)于傳統(tǒng)組卷的檔案采用三孔一線的方法，對(duì)于補(bǔ)過(guò)紙邊的檔案可重新加孔，簡(jiǎn)化立卷的檔案采用縫紉機(jī)以件為單位進(jìn)行縫紉裝訂，盡量保證在裝訂還原后無(wú)明顯被拆過(guò)、裝過(guò)的痕跡；

5、裝訂完成，用手捏住中縫裝訂邊，開口向下抖動(dòng)，檢查有無(wú)漏穿孔、脫落現(xiàn)象，并檢查檔案是否裝訂整齊，如發(fā)現(xiàn)檔案脫落或由于裝訂原因造成的檔案裝訂不整齊應(yīng)立即返工。

11、總質(zhì)檢

每批次檔案裝訂完成后，檔案數(shù)字化單位與檔案管理部門工作人員一起按項(xiàng)目交接批次對(duì)檔案數(shù)字化工作成果進(jìn)行總質(zhì)檢，總質(zhì)檢按照40%的比例進(jìn)行抽檢，錯(cuò)誤率應(yīng)不高于2%，否則整個(gè)批次全部返回逐一檢查。

總質(zhì)檢內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：

（1）紙質(zhì)檔案檢查

檢查紙質(zhì)檔案的檔號(hào)、頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)是否連貫、完整。若有異處，查看《流程處理單》是否存在特別注明，如未特別注明應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，查明原因并在追查遺失檔案頁(yè)面后返工補(bǔ)齊；

（2）檢查紙質(zhì)檔案的裝訂是否規(guī)范，是否存在缺頁(yè)的情況，紙質(zhì)檔案的裝訂必須保證文件資料的齊全、整潔及原貌；

（3）錄入信息檢查；

（4）影像文件檢查。

工作人員應(yīng)根據(jù)總質(zhì)檢中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)行自查和加強(qiáng)管理，以提高工作效率及質(zhì)量。

12、檔案歸還

工作人員應(yīng)按領(lǐng)取批次歸還檔案，并確保檔案數(shù)量和案卷檔號(hào)與《交接單》的一致，以及紙質(zhì)文件的完整性。檔案管理部門在核對(duì)過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則應(yīng)及時(shí)退回至檔案數(shù)字化單位進(jìn)行處理。具體要求如下：

（1）檔案管理部門對(duì)歸還的每批次檔案查看其對(duì)應(yīng)的總質(zhì)檢表，確保已通過(guò)總質(zhì)檢。

（2）根據(jù)《交接單》上的領(lǐng)取檔案記錄，對(duì)裝盒后的檔案進(jìn)行順號(hào)，按檔號(hào)逐一核對(duì)各批次的檔案數(shù)量，確保實(shí)際歸還檔案與《交接單》上的內(nèi)容相一致。

（3）每批檔案核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門與檔案數(shù)字化單位需在檔案借還交接單上的“檔案歸還”欄簽字確認(rèn)。雙方簽字后的檔案交接單不得丟失，以供保存?zhèn)錂n。

（4）按照檔案管理部門的要求，搬運(yùn)檔案并上架。

六、實(shí)施人員要求（1）投標(biāo)人的實(shí)施團(tuán)隊(duì)需要有檔案信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，具有順昌縣文書檔案案例多信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。（2）中標(biāo)人在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要提供一支品行端正、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定、保密意識(shí)強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備相應(yīng)的管理能力和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案信息化加工系統(tǒng)的操作應(yīng)用?！铮?）為保證項(xiàng)目系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，中標(biāo)人在整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行期間，必須指派1名項(xiàng)目經(jīng)理長(zhǎng)期駐場(chǎng)，同時(shí)指定具有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的工作人員參與本項(xiàng)目的實(shí)施，確保工作人員具有良好的組織紀(jì)律性，中途不得隨意更換工作人員，如特殊情況需更換工作人員，需經(jīng)過(guò)采購(gòu)人同意?！铮?）本項(xiàng)目擬派的具本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目經(jīng)理具備檔案數(shù)字化項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，具有“檔案助理館員資格證書”且獲得“中級(jí)人力資源管理師證書”及“高級(jí)檔案工程師”證書 。 項(xiàng)目的技術(shù)負(fù)責(zé)人具有“信息安全保障人員認(rèn)證證書”且獲得“it服務(wù)工程師”證書及參加過(guò)“省級(jí)及以上檔案學(xué)會(huì)“繼續(xù)教育培訓(xùn)”通過(guò)考試成績(jī)合格的 投標(biāo)人投標(biāo)時(shí)須提供以上人員在投標(biāo)人單位繳交的投標(biāo)文件截止時(shí)間前六個(gè)月（不含提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的當(dāng)月）內(nèi)任意一個(gè)月的社保證明復(fù)印件并加蓋單位公章或提供具備相關(guān)人員資質(zhì)或能力的承諾函（格式自擬）。投標(biāo)人須在簽訂合同前提供以上人員證書證明文件原件及相關(guān)證明材料核查，提供無(wú)效或虛假材料者，采購(gòu)人有權(quán)不予其簽訂合同。中標(biāo)人參與本合同包的所有工作人員均為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民。

三、商務(wù)條件

采購(gòu)包1：

其他商務(wù)：

最終結(jié)算金額以實(shí)際完成工作量為準(zhǔn)。

單價(jià)控制價(jià)

現(xiàn)修改為：

一、（根據(jù)本項(xiàng)目實(shí)際情況，填寫“采購(gòu)標(biāo)的”或“項(xiàng)目概況”）

1、可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)文書檔案的保管和利用。檔案數(shù)字化可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理，在最短的時(shí)間內(nèi)查找到所需要的檔案信息。

2、可加強(qiáng)檔案管理、提高工作效率，增加經(jīng)濟(jì)效益。系統(tǒng)建成后，可改變傳統(tǒng)的人工調(diào)檔查閱方式，方便、快捷地在系統(tǒng)中取得所需數(shù)字化信息；查檔等工作應(yīng)用部門可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，使管理工作規(guī)范化、高效化。

3、可確保檔案的安全。檔案數(shù)字化后，可有效防止因水、火及人為擅自改動(dòng)檔案內(nèi)容和檔案損毀等帶來(lái)的損失。數(shù)字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下避免遭到毀滅性的破壞。還可以恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)，因此實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護(hù)的一種必要手段。

二、技術(shù)和服務(wù)要求

（一）、操作規(guī)范

1、文書檔案整理：嚴(yán)格按照順委辦電【2023】8號(hào)文件標(biāo)準(zhǔn)，并移交順昌縣檔案館；

2、文書檔案錄入：將整理好的文書檔案按件為單位對(duì)每件文件的主要信息在檔案軟件管理系統(tǒng)里進(jìn)行錄入。

3、文書檔案掃描：將實(shí)物檔案的每一張資料按照整理好的歸檔順序通過(guò)掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化掃描成像。

4、文書檔案數(shù)字化掃描圖像與條目掛接：將檔案數(shù)字化成像與對(duì)應(yīng)的條目通過(guò)檔案管理軟件平臺(tái)進(jìn)行掛接。

（二）、文書檔案簡(jiǎn)化立卷技術(shù)規(guī)范：

1、區(qū)分歸檔與不歸檔文件

根據(jù)本單位的歸檔范圍進(jìn)行區(qū)分。各單位應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔與不歸檔范圍》編制本單位的歸檔范圍，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)縣檔案館備案。

2、判定文件所屬時(shí)間

區(qū)分不同年度，相同年度的才能一同歸檔，不同年度的不能放在一起歸檔。判定文件所屬時(shí)間方法：

（1）以簽發(fā)、結(jié)案、轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)間為準(zhǔn) ;

（2）以正本時(shí)間為準(zhǔn) ;

（3）以閉幕年度、辦結(jié)年度、批復(fù)年度為準(zhǔn) ;

（4）跨年度的，如計(jì)劃、總結(jié)、法規(guī)等歸在文件制發(fā)年度、即發(fā)文年度 ;

3、明確 “件”的概念，區(qū)分每 “件”文件

文書檔案簡(jiǎn)化立卷與傳統(tǒng)立卷最大的區(qū)別在于，前者以 “件”為單位進(jìn)行整理歸檔，后者則以 “卷”為單位進(jìn)行整理歸檔，因此，整理檔案前，首先要明確件”的概念。

（1）一般每份文件為一件 ;

（2）正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件 ;

（3）報(bào)表、圖冊(cè)、名冊(cè)一冊(cè)為一件 ;

（4）底稿為打印件，未改動(dòng)并與正本一樣的，不可歸檔，但會(huì)簽稿單要?dú)w檔 ;

（5）來(lái)文與復(fù)文各為一件，重要文件與歷次修改稿各為一件。

4、裝訂

以件為單位進(jìn)行裝訂

（1）件內(nèi)文件排列：幾份文件為一件時(shí)，應(yīng)排好順序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原件在前復(fù)件在后; 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后; 中文本在前，其他語(yǔ)種文本在后。

（2）裝訂位置：左側(cè)或左上角裝訂，左側(cè)裝訂則左側(cè)下側(cè)對(duì)齊；左上角裝訂則左側(cè)和上側(cè)對(duì)齊，以防訂漏頁(yè)。

（3）裝訂用線裝，文件薄的采用縫紉機(jī)車，厚的采用三孔一線訂，縫紉機(jī)車的要二頭打結(jié)以防跑線。

5、確定文件保管期限

各單位應(yīng)參照《機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》，編制本單位檔案保管期限表，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后。按保管價(jià)值的不同，文件分成三個(gè)保管期限：永久、30年、10年。

6、分類

選定分類方法，進(jìn)行分類

新規(guī)則提供3種供選擇，各單位確定后，每年桉此分類、一般不再變動(dòng)。

問(wèn)題—期限→適用于文件不太少的單位 ，一般單位可選用此方法。

年度 機(jī)構(gòu)—期限→適用于部門健全、職責(zé)明確的單位

期限 ————適用于文件很少的單位。

7、排列

（1）以每 “件”文件為一單位，先按保管期限: 永久、30年、10年，分別排列成三個(gè)系列 ，再在同一保管期限內(nèi)按類別排，如：永久系列文件中再按綜合、黨群、財(cái)務(wù)……排列。

在同一保管期限同一類別內(nèi)按以下要求排，如永久綜合類中再按

①同屬一件事的排一起;

②不同事的按時(shí)間排;

③按重要程度排;

④批復(fù)在前請(qǐng)示在后;

⑤會(huì)議文件應(yīng)集中一起;

⑥統(tǒng)計(jì)報(bào)表，簡(jiǎn)報(bào)集中一起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同類別的最好不同裝一盒。

（3）當(dāng)年漏歸檔的文件，補(bǔ)歸在文件簽發(fā)年同一保管期限文件的最后，不再考慮類別等，但要在備考表中注明。

8、編號(hào)（蓋、填歸檔章）

每份歸檔文件在所有檔案中的位置，通過(guò)歸檔章來(lái)識(shí)別，歸檔章是每份文件的身份證。

（1）歸檔章蓋在文件上端空白處，左中右皆可，但不要壓住其他字跡。

（2）歸檔章的填寫

①全宗號(hào)：由縣檔案館派給

②年度：要用4位阿位伯?dāng)?shù)字填寫

③機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：即類別

④保管期限：永久、30年、10年

⑤室編件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，一件文件一個(gè)號(hào)，非一份一號(hào)

件號(hào)編號(hào)方法：同一年度永久、30年、10年的文件各編一個(gè)大流水號(hào)，形成3列大流水號(hào)。

⑥頁(yè)數(shù)，指每件文件的總頁(yè)數(shù)，有內(nèi)容的才計(jì)，無(wú)內(nèi)容的不計(jì)，文件處理單也要計(jì)。

9、編目（制作歸檔文件目錄）

（1）件號(hào)：與傳統(tǒng)立卷的目錄不同之處在于，順序號(hào)改成了件號(hào)。件號(hào)用阿位伯?dāng)?shù)字填寫。

（2）責(zé)任者：(全角錄入)

文件的制發(fā)機(jī)關(guān)或文件的作者。用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。

①規(guī)范簡(jiǎn)稱：不能省略設(shè)區(qū)市，如福州市臺(tái)江區(qū)公安局以便跨地區(qū)資源共享時(shí)識(shí)別。

②文件無(wú)責(zé)任者要考證，并加”[ ]”。

③聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者照實(shí)錄，太多則省略并加等，”，責(zé)任者中立檔單位不能省略，各責(zé)任者之間用“;"。

④領(lǐng)導(dǎo)講話等責(zé)任者若只有姓名，要注明職務(wù)并外加"( )"，如張三(某市市長(zhǎng))

（3）文號(hào)：全錄，不能省略，機(jī)構(gòu)代字、年度、文號(hào)缺—不可，

（4）題名：(全角錄入)

①錄入原文標(biāo)題，不管多長(zhǎng)

②有副題名時(shí)，正題名能反映文件內(nèi)容則不錄入，若不能反映內(nèi)容，則要錄入

③無(wú)題名或含義不清時(shí)，應(yīng)重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“[ ]”如“通知”[關(guān)于加強(qiáng)教育工作]的通知，如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)政發(fā)[2015]01號(hào)文的通知，應(yīng)為關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)政發(fā)[2015]01號(hào)文[加強(qiáng)檔案工作]的通知

④本委，本部等要改為具體名稱，處加“[ ]”

⑤正文與附件一件時(shí)，附件為條文時(shí)，要錄入題名，外加“（ ）”，見(jiàn)歸檔文件目錄，件號(hào)4。

⑥統(tǒng)計(jì)報(bào)表：若為統(tǒng)一名稱的要具體化。

⑦有批文的審批表與批文合為一件，不寫入題名，若為單獨(dú)的審批表，題名要寫明內(nèi)容，如：（李四）先進(jìn)個(gè)人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介紹信，若干人為一件時(shí)，要注明什么人什么內(nèi)容的介紹信，如張三、李四黨員介紹信。若一本介紹信為一件，要注明內(nèi)容，起止號(hào)數(shù)，處加“（ ）”如（組織）介紹信（48-72號(hào)）

⑨會(huì)議記錄：無(wú)標(biāo)題，一會(huì)一件的直抄標(biāo)題。

若一本應(yīng)注明會(huì)議內(nèi)容，起止日期，如黨務(wù)會(huì)議記錄（20121020-20121227）

⑩簡(jiǎn)報(bào)信息：一期為一件或若干期為一件，如果若干期為一件應(yīng)注明起止期數(shù)，如臺(tái)江信息（2012年第1—12期）

花名冊(cè)一冊(cè)一件：注明是什么花名冊(cè)和年度，如福州市臺(tái)江區(qū)工會(huì)會(huì)員花名冊(cè)（2012年）

（5）日期：指文件制發(fā)日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如2012 0510。若年、月、日不詳?shù)姆謩e以“0000“和“00”補(bǔ)足8位，如00001231，200120000。

（6）頁(yè)數(shù)：每件文件的總頁(yè)數(shù)

（7）備注：用于說(shuō)明特殊情況，如有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示。

（8）目錄要用a4幅，按年度、保管期限分成3本，加封面裝訂成冊(cè)，一式三份。

10、裝盒、填寫檔案盒面

（1）按室編件號(hào)放入盒內(nèi)，不同年度的不能裝入同一盒。不同保管期限的不能裝入同一盒。根據(jù)文件多少選擇檔案盒厚度。

（2）為了使裝訂處朝下放，文件不彎曲，保護(hù)文件，統(tǒng)一采用橫放，按橫放填寫盒面。

（3）備考表，樣式同傳統(tǒng)立卷整理的備考表，放在每盒最后，用于填寫每盒需說(shuō)明。

（三）、歸檔文件整理說(shuō)明的編寫

一、歸檔目錄放置位置：放在歸檔總目錄前，與目錄一同裝訂成冊(cè)。

二、歸檔文件整理說(shuō)明一般每年一寫，單位機(jī)構(gòu)、職能、檔案分類方案較穩(wěn)定的可幾年一寫，在全宗介紹中說(shuō)明。

三、歸檔文件說(shuō)明應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、立檔單位的基本情況：

名稱、成立時(shí)間、隸屬關(guān)系，

內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

主要工作活動(dòng)和指標(biāo)完成情況

重大事件，重大新聞，重大活動(dòng)情況

歸檔文件情況

總件數(shù)，各類別，各保管期限的卷數(shù)

重大活動(dòng)形成的文件材料歸檔情況

專門文件和非紙質(zhì)文件材料歸檔情況

未辦理完畢的重要文件情況

歸檔文件整理情況

（1）文件的來(lái)源，內(nèi)容，形式，數(shù)量，可靠和完整情況

（2）整理的方案，排列，編號(hào)方法

（3）重要?dú)w檔文件的狀況

(四)、數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范：

1、掃描方式

根據(jù)檔案幅面的大小，掃描儀分為a4掃描儀、a3掃描儀和a0掃描儀；

根據(jù)掃描儀的掃描方式可分為高速掃描儀、平板掃描儀和大幅面掃描儀（a0）。

a3和a4掃描儀都帶有高速和平板兩種掃描功能。此次檔案數(shù)字化加工掃描方式分為a4掃描、a3掃描和a0掃描三種方式，應(yīng)根據(jù)紙張情況選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。

（1）小于a4及a4幅面的按a4規(guī)格進(jìn)行掃描，大于a4小于a3及a3幅面的按a3規(guī)格進(jìn)行掃描，大于a3幅面以及工程圖紙按a0規(guī)格進(jìn)行掃描，不能進(jìn)行圖像拼接。

（2）紙張狀況好的檔案應(yīng)采用高速掃描方式（滾筒方式）以提高工作效率。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟和超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。

2、掃描色彩模式

數(shù)字化加工過(guò)程中，掃描模式采用彩色模式掃描。

3、掃描分辨率

掃描分辨率指的是多功能一體機(jī)在實(shí)現(xiàn)掃描功能時(shí)，通過(guò)掃描元件將掃描對(duì)象每英寸可以被表示成的點(diǎn)數(shù)，用dpi來(lái)表示。掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。一般情況下分辨率應(yīng)選擇300dpi；特殊情況下，如手寫稿、復(fù)印件及文字偏小、密集、清晰度較差等，掃描分辨率應(yīng)選擇400dpi以上。

4、掃描規(guī)范

（1）操作人員熟練掌握掃描儀的使用方法；

（2）在掃描前保證所有鐵釘全部剔除干凈；

（3）檔案掃描過(guò)程中，保持影像頁(yè)面與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)，如發(fā)現(xiàn)影像頁(yè)內(nèi)容缺失，應(yīng)立即補(bǔ)掃，以保證掃描檔案內(nèi)容的完整性；

（4）原始檔案頁(yè)面內(nèi)容出現(xiàn)模糊、褪色、清晰度低的情況，可調(diào)節(jié)掃描儀亮度、對(duì)比度來(lái)加強(qiáng)清晰度，如仍不足以使數(shù)字檔案清晰，則在后期圖像處理時(shí)使用圖像處理軟件對(duì)數(shù)字檔案的亮度、對(duì)比度進(jìn)行調(diào)整，以達(dá)到最佳效果；

（5）平板掃描過(guò)程中如遇到紙張較薄的情況,掃描時(shí)可用打印白紙墊在其后，防止掃描出現(xiàn)透光和陰影現(xiàn)象,影響掃描效果；

（6）熱敏紙張需要將原件的復(fù)印件進(jìn)行掃描，并保留原始材料；

（7）若原始檔案中含有備考表，備考表不掃描，仍然放在原來(lái)的檔案盒中。在掃描過(guò)程中，保證檔案盒、檔案材料始終在一起，不得分離。

5、掃描文件格式

掃描圖像存儲(chǔ)格式，應(yīng)遵循國(guó)家檔案局《電子文件管理細(xì)則 第二部分：電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 pdf/a格式

遵循iso/dis 19005《文件管理 電子文件長(zhǎng)期保存格式 第1部分 pdf1.4的使用(pdf/a-1)》，支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開放、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換等。

可使用pdf-t工具使word文件轉(zhuǎn)化為pdf文件?？墒褂胮df-t工具使word文件轉(zhuǎn)化為pdf文件。

（2）圖像文件 tiff格式

支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)等。

（3）圖像文件 jpeg-2000格式、jpeg格式

遵循iso 15444-1:2004《信息技術(shù) jpeg 2000圖像編碼系統(tǒng) 核心編碼系統(tǒng)》，格式透明、支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等。

6、掃描存儲(chǔ)路徑

檔案數(shù)字化掃描圖像存儲(chǔ)具體要求如下：

（1）用于保存的掃描圖像，均采取單頁(yè)tiff格式。

（2）用于網(wǎng)絡(luò)瀏覽與查詢的圖像則采用多頁(yè)tif、jpg或pdf格式。

（3）用戶瀏覽查詢的每一個(gè)多頁(yè)tif或pdf文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一標(biāo)識(shí)符。

（4）如采用jpg格式，多頁(yè)文件可采用該文件檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

（5）瀏覽查詢圖像內(nèi)容每卷存放于一個(gè)文件夾內(nèi)，該文件夾應(yīng)包含該卷中的所有卷內(nèi)文件，每份文件形成單獨(dú)的多頁(yè)tiff或pdf文件。

7、圖像處理

檔案掃描完成后，檔案數(shù)字化單位需要對(duì)不規(guī)范的圖像進(jìn)行去污、糾偏和裁剪等操作，以達(dá)到掃描影像整潔、清晰、美觀的效果，利于查閱。

（1）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；

發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；

（2）糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

（3）去污

對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

8、質(zhì)量檢查

質(zhì)量檢查是檔案數(shù)字化工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，以保障檔案影像文件和錄入信息的準(zhǔn)確性以及與原始檔案的一致性。檔案數(shù)字化單位應(yīng)按照100%的比例進(jìn)行檢查。

（1）檔案整理檢查

檢查紙質(zhì)檔案的檔號(hào)、頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)是否連貫、完整，若有異樣，立即返回工作。

（2）檔案錄入信息檢查

對(duì)照紙質(zhì)檔案檢查檔號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件題名、頁(yè)數(shù)、卷內(nèi)文件起止頁(yè)碼和卷內(nèi)文件順序等信息的錄入是否正確，若有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)修改以保證信息的準(zhǔn)確性；

（3）影像文件檢查

檢查影像文件是否可正常調(diào)閱，若不合格，則通知責(zé)任人對(duì)此影像頁(yè)進(jìn)行返工重新處理，并在處理完畢后及時(shí)替換存在質(zhì)量問(wèn)題的原有影像；

檢查影像文件是否存在污點(diǎn)、黑邊、頁(yè)面顛倒、圖像偏斜等情況，若不合格，使用圖像處理軟件對(duì)漏處理的影像進(jìn)行再次處理；

對(duì)照紙質(zhì)檔案檢查影像文件是否完整或排列順序是否正確，若影像文件不完整或順序錯(cuò)亂，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃和調(diào)整。

9、圖像掛接

掃描圖像文件數(shù)字化加工過(guò)程中形成的圖像成品，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)合格通過(guò)后，檔案數(shù)字化單位工作人員應(yīng)及時(shí)加載到成果數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。按照文件級(jí)檔號(hào)等關(guān)聯(lián)的形式，通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)聯(lián)具體圖像內(nèi)容的批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)要求的具體要求：以地籍檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一個(gè)tiff文件或相應(yīng)pdf文件。將文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一個(gè)pdf，文件的名稱與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，pdf文件的頁(yè)數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，pdf文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與掃描圖像文件的批量掛接提供條件。

10、檔案裝訂

檔案數(shù)字化加工完成后，工作人員需對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂。

(1)、將打印出的目錄與相應(yīng)的案卷放置一起，卷內(nèi)文件目錄放置于掃描件的首頁(yè)；

(2)、檢查原始檔案卷內(nèi)文件頁(yè)面的寬度與高度，以右下方對(duì)齊為原則，左邊不足時(shí)應(yīng)進(jìn)行裱補(bǔ)，多余處進(jìn)行折疊。裝訂邊過(guò)窄、有文字內(nèi)容的檔案頁(yè)面，取用5cm寬，長(zhǎng)度與檔案長(zhǎng)度相等的紙條，進(jìn)行裱補(bǔ)加邊處理；頁(yè)面高度超出尺寸的，可折疊底邊，寬度超出尺寸的，可折疊裝訂邊的對(duì)邊，來(lái)適應(yīng)整本檔案的尺寸，折邊時(shí)應(yīng)遵循使用原始檔案折痕，折疊次數(shù)越少越好的原則；

(3)、裝訂物必須使用長(zhǎng)度為160mm的檔案專用裝訂線，不得使用金屬裝訂物；

(4)、裝訂應(yīng)以不破壞檔案原貌為準(zhǔn)則，對(duì)于傳統(tǒng)組卷的檔案采用三孔一線的方法，對(duì)于補(bǔ)過(guò)紙邊的檔案可重新加孔，簡(jiǎn)化立卷的檔案采用縫紉機(jī)以件為單位進(jìn)行縫紉裝訂，盡量保證在裝訂還原后無(wú)明顯被拆過(guò)、裝過(guò)的痕跡；

(5)、裝訂完成，用手捏住中縫裝訂邊，開口向下抖動(dòng)，檢查有無(wú)漏穿孔、脫落現(xiàn)象，并檢查檔案是否裝訂整齊，如發(fā)現(xiàn)檔案脫落或由于裝訂原因造成的檔案裝訂不整齊應(yīng)立即返工。

11、總質(zhì)檢

每批次檔案裝訂完成后，檔案數(shù)字化單位與檔案管理部門工作人員一起按項(xiàng)目交接批次對(duì)檔案數(shù)字化工作成果進(jìn)行總質(zhì)檢，總質(zhì)檢按照40%的比例進(jìn)行抽檢，錯(cuò)誤率應(yīng)不高于2%，否則整個(gè)批次全部返回逐一檢查。

總質(zhì)檢內(nèi)容包括以下四個(gè)方面：

（1）紙質(zhì)檔案檢查

檢查紙質(zhì)檔案的檔號(hào)、頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)是否連貫、完整。若有異處，查看《流程處理單》是否存在特別注明，如未特別注明應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人，查明原因并在追查遺失檔案頁(yè)面后返工補(bǔ)齊；

（2）檢查紙質(zhì)檔案的裝訂是否規(guī)范，是否存在缺頁(yè)的情況，紙質(zhì)檔案的裝訂必須保證文件資料的齊全、整潔及原貌；

（3）錄入信息檢查；

（4）影像文件檢查。

工作人員應(yīng)根據(jù)總質(zhì)檢中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)行自查和加強(qiáng)管理，以提高工作效率及質(zhì)量。

12、檔案歸還

工作人員應(yīng)按領(lǐng)取批次歸還檔案，并確保檔案數(shù)量和案卷檔號(hào)與《交接單》的一致，以及紙質(zhì)文件的完整性。檔案管理部門在核對(duì)過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，則應(yīng)及時(shí)退回至檔案數(shù)字化單位進(jìn)行處理。具體要求如下：

（1）檔案管理部門對(duì)歸還的每批次檔案查看其對(duì)應(yīng)的總質(zhì)檢表，確保已通過(guò)總質(zhì)檢。

（2）根據(jù)《交接單》上的領(lǐng)取檔案記錄，對(duì)裝盒后的檔案進(jìn)行順號(hào)，按檔號(hào)逐一核對(duì)各批次的檔案數(shù)量，確保實(shí)際歸還檔案與《交接單》上的內(nèi)容相一致。

（3）每批檔案核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門與檔案數(shù)字化單位需在檔案借還交接單上的“檔案歸還”欄簽字確認(rèn)。雙方簽字后的檔案交接單不得丟失，以供保存?zhèn)錂n。

（4）按照檔案管理部門的要求，搬運(yùn)檔案并上架。

（五）、實(shí)施人員要求（1）投標(biāo)人的實(shí)施團(tuán)隊(duì)需要有檔案信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，具有文書檔案案例多信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。（2）中標(biāo)人在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要提供一支品行端正、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定、保密意識(shí)強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備相應(yīng)的管理能力和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案信息化加工系統(tǒng)的操作應(yīng)用?！铮?）為保證項(xiàng)目系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，中標(biāo)人在整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行期間，必須指派1名項(xiàng)目經(jīng)理長(zhǎng)期駐場(chǎng)，同時(shí)指定具有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的工作人員參與本項(xiàng)目的實(shí)施，確保工作人員具有良好的組織紀(jì)律性，中途不得隨意更換工作人員，如特殊情況需更換工作人員，需經(jīng)過(guò)采購(gòu)人同意?！铮?）本項(xiàng)目投標(biāo)的公司需有在省或市檔案館備案（需提供備案相關(guān)證明材料加蓋單位公章）、具有保密資質(zhì)（需提供復(fù)印件加蓋單位公章），從業(yè)人員有檔案員證。投標(biāo)人投標(biāo)時(shí)須提供以上人員在投標(biāo)人單位繳交的投標(biāo)文件截止時(shí)間前六個(gè)月（不含提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的當(dāng)月）內(nèi)任意一個(gè)月的社保證明復(fù)印件并加蓋單位公章或提供具備相關(guān)人員資質(zhì)或能力的承諾函（格式自擬）。投標(biāo)人須在簽訂合同前提供以上人員證書證明文件原件及相關(guān)證明材料核查，提供無(wú)效或虛假材料者，采購(gòu)人有權(quán)不予其簽訂合同。中標(biāo)人參與本合同包的所有工作人員均為中華人民共和國(guó)境內(nèi)公民。

三、商務(wù)條件

采購(gòu)包1：

其他商務(wù)：

最終結(jié)算金額以實(shí)際完成工作量為準(zhǔn)。

單價(jià)控制價(jià)

五、本補(bǔ)充通知作為招標(biāo)文件組成部分，原招標(biāo)文件有類似不一致之處，以本補(bǔ)充通知為準(zhǔn)。

六、本補(bǔ)充通知將同時(shí)在中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)（網(wǎng)址www.ccgp.gov.cn）上發(fā)布，投標(biāo)人應(yīng)自行查閱，否則后果自負(fù)。

更正日期：2024年3月28日

七、其他補(bǔ)充事項(xiàng)

無(wú)

八、凡對(duì)本次公告內(nèi)容提出詢問(wèn)，請(qǐng)按以下方式聯(lián)系。

1.采購(gòu)人：順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心

地 址：順昌縣城南中路45號(hào)

聯(lián)系人：朱承亭

聯(lián)系方法：13695053001

2.代理機(jī)構(gòu)：福建坤澤工程項(xiàng)目管理有限公司

地 址：順昌縣城西西寧門小區(qū)

聯(lián)系人：小馮

聯(lián)系方法：0599-7823577、15105002290

3.項(xiàng)目聯(lián)系方式

項(xiàng)目聯(lián)系人：小馮

電 話： 0599-87823577

福建坤澤工程項(xiàng)目管理有限公司

2024年3月28日更正日期：2024年03月28日

三、其他補(bǔ)充事宜

四、凡對(duì)本次公告內(nèi)容提出詢問(wèn)，請(qǐng)按以下方式聯(lián)系。

1.采購(gòu)人信息

名 稱：順昌縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展中心

地址：順昌縣城南中路45號(hào)

聯(lián)系方式：朱承亭13695053001

2.采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)信息

名 稱：福建坤澤工程項(xiàng)目管理有限公司

地 址：順昌縣城西西寧門小區(qū)a區(qū)5棟一樓

聯(lián)系方式：小馮15105002290

3.項(xiàng)目聯(lián)系方式

項(xiàng)目聯(lián)系人：小馮

電 話： 0599-7823577