二：項目風險管理  

    項目風險管理由7個步驟組成。這些步驟構成的框架能有效利用風險和項目數據來影響必要的變動，清楚地傳達項目風險，并采取持續(xù)的風險管理實踐，在整個項目過程中及時檢測新風險并盡量減少問題。這些步驟如下： 

（1）完成文件編制 

    不能充分編制文件的項目團隊對自己的項目所知甚少，就會承受更大的風險。此外，如果你缺乏數據，就很少有機會影響項目進行必要的變動，因為你的提議和協商沒有賴以支撐的足夠事實。 

    細致的項目文件讓你具備確認項目計劃的基礎。本步驟的最終目的是設立并記錄項目計劃，使之符合項目目標并切實可行。 

    項目文件分為三類：定義文件、規(guī)劃文件和階段性項目溝通文件。定義文件通常是最早編制的，它們包括高層項目評審、范圍陳述、項目建議書、項目資助、人員配備和組織信息以及項目方法。規(guī)劃文件，比如項目工作細分結構和項目資源計劃，也在項目的最早階段編制，并在整個項目過程中，隨著變動的批準和新信息的出現而不斷得到補充。階段性項目溝通文件是在整個項目過程中積累起來的，它們包括狀態(tài)報告、會議記錄以及項目回顧。

    項目文件具備統一、易讀的格式才最有用，因此，你應該采取適當的格式并持之以恒。要找到專人負責文件的創(chuàng)建、保存和分發(fā)，確定如何及何時可以并應該改動文件。 

    只有當需要文件的人員隨時可接觸到文件，文件才有價值。在網上存儲文件（附加適當的訪問安全控制）是確保所有團隊成員能接觸并依靠相同信息開展工作的有效途徑。 

（2）增進團隊協作 

    完成高難度項目需要團隊協作、信任以及成員之間互助的意愿。在緊張情況下，鏈條總是在最薄弱環(huán)節(jié)斷裂。 

     要應對這個問題，在項目人員彼此陌生的情況下盡量減少風險，辦法之一是舉行項目啟動研討會。啟動研討會是旨在增進團隊協作，并啟動項目進程的活動。良好的啟動活動能達成對項目目標和重點的共同理解，避免浪費時間和重復努力。它還能建設更有凝聚力的團隊，使得項目迅速、高效地開始。對小項目來說，啟動會議可能只需要半天。而在大項目中，一系列的研討會可能要延續(xù)一周或更長時間。跟全球性團隊合作時，還要安排額外時間來適應語言和文化等因素。 

    項目啟動研討會要及早組織。要在日程、促進者、所需信息、地點、時間以及參會人員等細節(jié)方面做足功夫。在討論和演示文稿中，要盡力讓人們對項目目標、重點、主要交付成果以及團隊成員的角色與責任形成共識。研討會之后，要向所有參會人員提供會議成果和決定的書面總結。把研討會中完成的工作以適當方式結合到項目文件中。對研討會中制定的所有行動事項和其他工作任務，要通過將其完成或添加到項目計劃中的方式加以跟進。 
 
（3）選擇度量指標 

    項目是個復雜的系統，因此一項度量指標通常不足以監(jiān)控全程。使用的度量指標過少可能導致決策或行為不當，而度量指標過多同樣會引發(fā)問題。首先是收集數據的成本和人力花費過高。要努力確定一套符合企業(yè)目標與價值的項目度量指標，數量不多卻又能適應全局。
 
    有用的度量指標就是目標。好的度量指標還應容易理解和收集。要明確需要衡量的是什么，如何衡量，并通過討論確定相關各方對過程有統一的理解。要確定衡量單位和精度，并在所有收集、評估和報告中使用相同的單位。例如，你可以決定將歷時估算的單位四舍五入至工作日。還有，要確定衡量的頻率。既要保證及時收集，以支持所需要的結果，又要防止收集數據過頻帶來不必要的管理費用。 

    使用度量指標之前，要跟該指標影響到的各方進行討論，努力讓項目團隊所有成員就定義、數據的收集和使用計劃以及結果的意義達成共識。要事先獲取所有收集和提供數據人員的承諾。 

    在整個過程中，要讓衡量清晰可見。要迅速評估并報告數據，以確保及時反饋并及早發(fā)現重大偏差。 

（4）建立管理儲備 

    管理儲備是項目風險管理的常用術語，其目的是減少不確定性?；谄谕L險建立的時間與預算儲備，可以使日程更為可靠。建立儲備不是放寬估算，也不是制定多個可選日程，以便迎合團隊的拖沓，而是運用風險測評信息設置適當的緩沖，使得項目能按承諾交付成果。 

    建立管理儲備依據兩個要素：已知風險和未知風險。第一個要素來自于計劃數據。未知風險則是無法預料與描述的風險。對未知風險做明確規(guī)劃是不可能的，但來自以前項目的度量指標可以就風險大小提供指導。

    運用項目資源分析和風險數據來確定需要多少儲備。預算儲備可用來加快工作，提供額外資源，或采取其他必要行動以確保日程。
 
    既關注預算儲備，又不能將其用于跟風險無關的項目變動，這可能是個挑戰(zhàn)。在技術項目中，管理預算儲備通常比管理日程儲備容易，因為有關資金和資源的決策一般由項目領導人甚至由企業(yè)更高層人員做出。 

 （5）爭取明確支持 

    高風險項目需要得到能夠調動的一切幫助，因此，要努力為自己的項目爭取并保持高優(yōu)先度和看得見的支持。尤其在高風險項目中，你需要得到以下承諾：迅速解決升級的問題，保護項目團隊免受沖突和非項目承諾的影響，批準所要求的任何管理儲備。 

    爭取支持的最初討論專注于概要，因此編寫清楚、信息豐富的概要至關重要。在準備用于討論的項目信息時，要包含高層目標、里程碑項目日程表、項目評估，以及主要任務與風險概要。如果你的計劃顯示當前項目規(guī)劃跟所要求的項目目標不匹配,你還應該有若干高層建議，描述可行替代方案。 

    擁有數據是成功的關鍵，因為在此類談判中，力量對比不利于你。雖然資助者和經理們容易對擔憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實就難多了。有證明文件的歷史數據支持的任何項目信息都可以成為以事實為基礎的目標談判的起點。 

（6）確認項目計劃 

    討論和協商后，要確認你們就項目達成共識。要證實你有被資助者、其他相關各方以及你自身和項目團隊所接受的、支持項目目標的計劃。
 
    要使用來自于規(guī)劃過程的，并經商議變動過的項目文件，以建立項目基線規(guī)劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風險，并更新應變計劃。 

公布最終項目文件，并將其分發(fā)，讓項目團隊能在項目整個過程中接觸并使用它們，以管理進度。如有可能，將項目文件放到網上，讓每個人都隨時訪問最新版本。在設定項目基線時，要固定所有具體要求。要同時設定項目范圍和基線計劃，必須運用既定的變動流程，才能對兩者進行改變。 

    為了讓風險清晰可見，要為當前項目階段創(chuàng)建"十大"已知的重要風險清單，將其張貼在團隊可以看到的地方。在整個項目過程中，堅持定期評審并且更新。 

（7）闡明變動控制程序 

    項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現未經審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術項目流動，保持要求的穩(wěn)定性對項目成功至關重要。 

    未經管理的變動會導致日程偏離和預算問題。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風險。有效的變動管理流程中，所有變動都被認為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負責變動流程的人員有權推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產生的積極和消極影響。